收集原生电子档案应“图文并存”

摘要：

国家档案局2012年以令的形式发布了《电子档案移交与接收办法》,根据媒体报道和笔者调研掌握的情况,各地电子档案收集的格式主要以图片格式为主,文本格式为辅.众所周知,图片格式的电子文件较文本格式虽更具有不可更改性,但因受自身格式的限制,只能通过题名进行检索,不能实现全文查询,这样就会影响电子档案的查全率和查准率,也与档案数字化的初衷大相径庭.而文本格式的电子文件虽然可以实现较为全面的全文检索,但其易于更改的属性又与电子档案管理保持原貌、保证安全的要求相违背.因此,多数档案部门往往从“确保原生电子公文的真实性、有效性、安全性”的角度出发,而“弃文从图”,要求“将原生电子公文以统一的数据格式(PDF格式)进行数据转换,实行集中管理”.笔者认为,做好原生电子档案的移交接收工作,必须注重规范其格式,应结合二者的优点,将收集到的“文”和“图”,形成双层PDF格式文件,使得两种单一的电子文件转化成“图文并茂”的形式,达到既能实现全文检索又能维持档案原貌的效果.

机标关键词：档案收集、电子档案管理、文本格式、电子文件、全文检索、电子公文、档案数字化、档案移交、文件转化、图文并茂、图片、数据转换、数据格式、全文查询、接收工作、集中管理、格式文件、档案部门、安全、档案局

分类号：G27;G25

在线出版日期：2015-08-28（万方平台首次上网日期，不代表论文的发表时间）

页数：共2页

页码：42-43